Con un’attività da gestire, commerciale divulgativa, d’intrattenimento o culturale, vi sarete resi conto della necessità di creare un momento di condivisione e coesione con i clienti o con chi, appassionatamente, segue il vostro lavoro con interesse.
Comunicare significa saper creare una relazione con il proprio interlocutore, senza che questi perda il focus e sia infine in grado di cogliere il nostro messaggio. Per fare sì che questo accada bisogna che il pubblico ci conosca e riesca a entrare a contatto diretto con il nostro operato.
Qual è il metodo più semplice e diretto? Sicuramente, creare un evento.
L’aggregazione sociale è il modo migliore percreare fiducia e accrescere la propria reputazione in un determinato ambito, mettendoci la faccia, ripassando gli squisiti cerimoniali dell’ospitalità e permettendo alle persone che vi raggiungono di sapere chi siete, emettere un giudizio e infine contribuire al passaparola.
Avete voglia di mettervi in gioco?
Come agire se ho appena iniziato e mancano i fondi per la comunicazione?
Se siete agli inizi e i vostri unici fondi sono destinati unicamente all’evento, sicuramente una consulenza esterna (per quanto utile e certamente positiva per la buona riuscita del progetto) potrebbe diventare un fardello non indifferente per le vostre già provate finanze.
In questo caso, il web ci può venire in soccorso, a patto che se ne faccia buon uso e si utilizzino i canali giusti.
Allora, pronti con il blocchetto in mano? Partiamo con la consueta lista dei punti chiave
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Un bel sito web è un ottimo biglietto di presentazione
Sicuramente lo avete sottovalutato e vi siete lasciati distrarre dai social network, ma il sito ufficiale deve essere il punto di approdo del vostro target.
Avete idea di quanto tempo a disposizione abbiate sulla home degli utenti prima che questi siano travolti dall’information overload ossia quel sovraccarico di informazioni che, ogni giorno, invade il wall di un fruitore social?
Si parla di pochi secondi. Per cui, ogni volta che create un contenuto, questo dovrà condurli verso il sito perché l’attenzione si concentri unicamente sul vostro messaggio.
Anche in questo caso si tratta di armarsi di pazienza e redigere un articolo scritto in italiano impeccabile, seppure mantenendo la vostra cifra stilistica, restando sempre riconoscibili per i vostri lettori e ricordando quanto sia importante sapersi esprimere in maniera lineare e corretta per essere compresi universalmente.
Come pubblicizzare un evento? State comunicando il vostro evento? Preparate la bozza di un elaborato completo di tutte le informazioni, senza tralasciare particolari doverosi come orari, location, contatti e prezzi da inserire alla fine dell’articolo (non spaventiamo subito i visitatori).
Utilizzate immagini definite, rappresentative e colori tenui che possano suscitare un senso di rilassatezza, così da non pregiudicare la lettura del vostro sudatissimo scritto.
Questo vale anche per il tema e la grafica del sito, un design troppo aggressivo o cupo potrebbe ridurre il tempo di permanenza dell’utente, alcuni colori hanno la capacità di generare oppressione in chi li guarda, mentre mantenendoci sui pastello o su quelli caldi si scongiura l’abbandono repentino della pagina.
Il vostro sito dice tanto di voi, della vostra attività, di come volete svilupparla e il modo in cui la comunicate. Questo è un primo passo per intraprendere uno storytelling efficiente, attuando strategie di narrazione del sé a scopo persuasivo, coinvolgendo chi ci legge o guarda, facendolo sentire parte del progetto.
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L’evento sui Social
Molti di voi organizzatori avranno già utilizzato l’apposita funzione di Facebook per creare un evento: come lo avete fatto?
Prendete spunto dall’articolo che avete scritto, rifinitelo, sintetizzatelo e postatelo sulle informazioni dell’evento, corredandolo di una locandina (della giusta misura) leggibile e intrigante.
Sulla vostra pagina, invece, postate l’articolo con l’anteprima di un’immagine esemplificativa e originale accompagnata da un copy breve e che rimandi verso la lettura: può essere l’anteprima dell’articolo, qualche frase per invogliare le persone a leggere il resto, oppure uno slogan efficace che dirotti verso il click del link.
Su twitter siate ancora più striminziti! Inserite uno short link (potete crearlo con strumenti come goo.gl o bit.ly), accorciate l’URL del vostro articolo e condensate ancora di più il contenuto, basta davvero una frase ad effetto, un imperativo esortativo scelto con criterio…et voilà!
Ora che abbiamo posto le fondamenta per iniziare la nostra promozione, gratuitamente, siamo finalmente pronti per affrontare un punto cruciale.
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Storytelling e costruzione dell’evento
Proprio no, l’argomento non si è esaurito, ma è proprio adesso che comincia il bello!
Avete mai visto il film di Steven Spielberg “Hook – Capitano Uncino”? In questa rivisitazione della figura di un Peter Pan ormai adulto, c’è una scena memorabile in cui i simpatici bimbi sperduti, stanchi e affamati, si siedono intorno ad una tavola imbandita, dove uno sfarzoso allestimento è pronto a ingannare l’occhio dello spettatore. In quei piatti, infatti, non c’è la benché minima traccia di cibo, nemmeno un frutto o qualche briciola avanzata. Nessuno, però, sembra scomporsi e i commensali si avventano sulle portate intenzionati a divorare le più svariate pietanze, saziandosi con l’immaginazione, dando forma a un lauto e invitante pasto originato dalla fantasia e dalla creatività.
Sebbene possa sembrare una scena assurda, questa è proprio la strategia che dovrete adottare.
Le risorse non ci sono? Affidatevi all’inventiva!
Il già citato storytelling sarà un alleato fidato in questo percorso di promozione, come? Più il nostro evento si avvicina, maggiore sarà il bisogno di ricordare ai nostri potenziali partecipanti che noi saremo pronti ad accoglierli, dunque prepariamo dei post che possano descrivere, ad esempio, i preparativi oppure mostriamo qualche anteprima o approfondiamo un aspetto che riguarda il nostro fatidico appuntamento.
Un esempio: abbiamo degli ospiti? Presentiamoli poco per volta. Per fare ciò potete usare la sezione “Discussione” del vostro evento Facebook così che i vostri “interessati” o “partecipanti” ricevano immediatamente una notifica e possano essere resi partecipi.
Fate in modo che nessuno, a parte voi, possa pubblicare nulla e se qualcuno vorrà chiedervi delucidazioni, sarà obbligato a scrivervi privatamente. In questo modo non perderete i messaggi e – soprattutto- preserverete il vostro spazio informativo.
Quanto scrivete sulla discussione, cercate di replicarlo anche sulla pagina (con rimando al link dell’evento) sicché possiate raggiungere quanti non abbiano ancora visto l’evento.
Un altro metodo, sicuramente molto coinvolgente, consiste nel realizzare brevi video promozionali sia attraverso le “stories” su Facebook e Instagram, sia pubblicandole direttamente sui vostri account. Ricordate che le “stories” sono temporanee, quindi i contenuti devono essere freschi, veloci, interessanti.
Se invece preferite mantenere l’attenzione più a lungo e realizzare, ad esempio, un promo della durata di più di 20 secondi, postatelo sulla pagina accompagnato da un copy essenziale, brioso o fine, l’importante è che attiri con l’essenziale.
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Inserisci il tuo evento su siti dedicati
Ci siamo! Eccoci arrivati all’ultimo step. Vorrete forse rimanere all’interno di un circuito chiuso? Ci sono altri modi di aumentare la risonanza di un evento: inserirlo in uno spazio web.
Il modo più semplice, se il vostro è un appuntamento di cultura, ad esempio, è scrivere una nota stampa e inviarla alle redazioni. Eventa.it è per esempio uno dei siti verticali che si occupa di eventi in Italia. Se lo avete già fatto o, al contrario, non avete i contatti o non vi interessa passare per quei canali specifici, sappiate che il world wide web offre infinite possibilità.
Ultimamente c’è stata una crescita esponenziale di sezioni eventi all’interno di moltissimi siti internet, siano questi commerciali, vetrine di informazioni o tematici, poter esibire la propria area cosparsa di interessanti appuntamenti è divenuto sinonimo di completezza del servizio.
