I software di fatturazione elettronica permettono a un’azienda di rapportarsi alle nuove normative riguardanti la gestione contabile delle sue attività commerciali, con maggiore efficienza, limitando errori, offrendo una condivisione delle informazioni e un controllo diretto da parte dell’amministrazione.
Sono ormai strumenti indispensabili per una società che si deve rapportare alla rivoluzione digitale e adottare sistemi che le permettendo di gestire al meglio le sue risorse e i clienti.
Ma cos’è esattamente la fatturazione elettronica? E quali sono i vantaggi di integrarla con i software CRM. Di seguito andremo a considerare il cambiamento e i benefici per un’azienda.
Cosa sono le fatture elettroniche
La fattura è un documento contabile obbligatorio per legge, emesso da un’impresa ogni volta che viene eseguita una particolare prestazione. Ciò significa che nel momento in cui un cliente richiede un prodotto o un servizio, ad attestare che sia stato effettuato e consegnato, verrà stilato un documento contenente una serie di informazioni, previo pagamento dell’importo indicato.
Ma come si compongono le fatture online? Al suo interno saranno indicati i dati che permettono il riconoscimento dell’azienda, come il nome, l’indirizzo e la partita IVA, e inoltre le informazioni contabili, ovvero tipologia di prodotto oggetto della fattura, costo, importo da pagare senza IVA e con l’aggiunta dell’imposta.
Attività che venivano effettuate direttamente a mano dal soggetto preposto dall’azienda a questo compito e che richiedevano tempo e soprattutto prevedevano una serie di incertezze per quanto riguardava le registrazioni e i pagamenti.
Oggi si parla di fatturazione elettronica, considerando un documento che ha tutte le caratteristiche contabili di una fattura normale, ma che prevede però la sua creazione, realizzazione e invio in maniera digitale, utilizzando i computer, la rete internet e i software gestionali.
Come funziona la fatturazione elettronica e i vantaggi
La grande evoluzione della fatturazione elettronica è stata quella di permettere di sviluppare questo documento contabile in modo semplificato sfruttando l’impiego di un software specificamente adattato a svolgere questa funzione.
Ma il cambiamento si è determinato anche nella tipologia di invio del documento, dato che non sarà semplicemente consegnato attraverso posta elettronica oppure in maniera cartacea, ma è stato creato un sistema telematico attraverso l’Agenzia delle Entrate che offre una sicurezza nella ricezione e quindi una certezza che la fattura sia stata ricevuta dal cliente nello stesso momento in cui viene inviata.
Il funzionamento è intuitivo e diretto, dato che ogni cliente avrà una propria scheda contabile con tutte le informazioni necessarie e sarà possibile in pochi passaggi generare un preventivo, trasformarlo successivamente in fattura e inviarlo al destinatario. Un processo che determina enormi vantaggi:
- Velocizzare i tempi: grazie al sistema digitale, sarà molto semplice produrre una fattura, personalizzandola con logo o anche nella grafica in modo da rispecchiare lo stile di un’azienda. Inoltre il documento viene generato in pochissimi click completo di tutte le informazioni necessarie.
- Condivisione: i software prevedono un database unico che può essere condiviso tra i diversi dipendenti predisposti a svolgere la funzione contabile, permettendo quindi di avere una conoscenza di quali fatture sono state inviate, pagate oppure sono in attesa.
- Limitazione degli errori: si limitano eventuali errori riguardanti la compilazione e la gestione delle fatture. Infatti il sistema genera in maniera automatica il documento prendendo come riferimento il preventivo e il pagamento effettuato dal cliente senza quindi esserci discrepanze degli importi. Inoltre non si avrà la spiacevole situazione di inviare più di una sollecito o di un’identica fattura.
- Cronologia delle azioni dei clienti: tutte le attività del cliente verranno registrate nel software, dalla richiesta di un ordine al preventivo, dall’emissione della fattura al pagamento.
- Scadenze regolari: sarà possibile programmare l’invio automatico delle fatture, alcuni giorni prima della scadenza in modo da avere una regolarità dei pagamenti evitando così dimenticanze o eventuali mancanze di fatture non ancora generate. Inoltre il software aggiornerà in automatico i documenti quietanzati e quelli che ancora devono essere chiusi, dato che non è stato effettuato il pagamento.
I vantaggi di un software CRM nella fatturazione online
L’impiego della fatturazione elettronica e di un software collegato si integra con l’utilizzo dei sistemi di Customer Relationship Management, i CRM, grazie ai quali si avrà una completa gestione, organizzazione e condivisione delle informazioni e dei dati del cliente.
Ma perché è utile questa sinergia? In primo luogo il CRM permette un aggiornamento sempre continuo delle informazioni principali che sono collegate a una fattura, dato che eventuali cambiamenti riguardanti denominazione sociale, partita IVA ed email dei clienti, saranno automaticamente segnalati all’interno del software di fatturazione elettronica.
Inoltre sarà possibile avere una collaborazione diretta tra i diversi reparti,offrendo a tutti una conoscenza completa dello stato dell’ordine eseguito e dalla fase in cui ci si trova, permettendo quindi di procedere in modo coordinato per il completamente di un progetto.
A questo si deve aggiungere anche la condivisione di tutti i dati riguardanti un clienti, che vengono trasmessi in tempo reale ai differenti reparti, prevedendo quindi la limitazione di eventuali errori che possono ritardare lo svolgimento di un ordine.
Grazie all’utilizzo del CRM sarà possibile quindi rendere più semplice l’emissione delle fatture, con un numero limitato di soggetti predisposti a questo compito, dato che i due software saranno sincronizzati e forniranno tutti i dati necessari all’elaborazione. Ciò determina anche un netto risparmio economico sia per ciò che concerne le risorse umane, sia per l’impiego di tecnologie.
Infine, bisogna considerare che il CRM permette di avere una visione del cliente diversa, offrendo al settore contabile quindi una serie di parametri molto utili per comprendere quali siano le preferenze dell’utente, per esempio la consegna in un determinato momento della fattura, oppure di poter gestire eventuali problematiche come ritardi dei pagamenti in modo più adatto mantenendo comunque alta la soddisfazione da parte del cliente.
Conclusioni sulla fatturazione online
La digitalizzazione dei sistemi di gestione delle relazioni con i clienti e della fatturazione elettronica, è un qualcosa su cui ogni singola azienda deve porre massima attenzione al fine di non rimanere indietro in un mercato sempre in continua evoluzione.
I software permettono di velocizzare processi che fino a poco tempo fa prevedevano tempistiche piuttosto lunghe e una quantità di risorse di personale che non si adattano più alle realtà economiche moderne.
Grazie a un software di fatturazione elettronica e ai CRM sarà possibile offrire servizi sempre più competitivi, efficienti e soprattutto perfettamente integrati in un mondo sempre più digitalizzato.
