Fatturazione elettronica e conservazione: ecco come gestire il processo al meglio

La fatturazione elettronica è ormai diventata un obbligo per molte aziende, ed è comunque una scelta vantaggiosa anche per gli imprenditori e i professionisti che, attualmente, non sono ancora tenutiad utilizzare questo metodo.

Naturalmente, per gestire al meglio ogni aspetto del processo il consiglio è quello di avvalersi di risorse dedicate, come appositi softwareonline che consentono di avere sempre sotto controllo la procedura di fatturazione e di conservazione.

Naturalmente, queste soluzioni risultano estremamente pratiche anche perché possono essere facilmenteintegrateai gestionali utilizzati normalmente in azienda e connesse ai sistemi di transazione e pagamento digitale. 

Grazie a un software in cloud, è possibile avere sempre il totale controllo sui flussi relativi alla fatturazione elettronica, emettendo le fatture per poi inviarle direttamente ai propri clienti e, al contempo, ricevendole dai fornitori e importandole tramite il gestionale abituale.

Contabilità automatizzata e pagamenti semplici e sicuri

La gestione della fatturazione elettronica tramite cloud consente di collegare ogni fattura con tutti gli altri documenti correlati, dall’ordine alle bolle, passando per i documenti di trasporto. È possibile, inoltre,incassare i pagamenti tramite un semplice link, che viene generato automaticamente dal sistema ed inviato al cliente. 

Una funzione molto importante dei migliorisoftware in cloud per la fatturazione elettronica, è quella di poter gestire facilmente anche la conservazione e l’archiviazione dei documenti senza che sia mai necessario ricorrere alla stampa.

L’integrazione di un archivio digitale a un sistema in cloud permette di conservare in automatico le fatture digitali in base alla normativa di riferimento. Infatti, è bene ricordare che la conservazione elettronica delle fatture tutela e preserva la validità legale dei documenti in maniera estremamente sicura e affidabile. 

Inoltre, i migliori gestionali in commercio, come il software TS Digital Invoice di TeamSystem, permettono di essere delegati come conservatori accreditati AgID per la fatture emesse e ricevute. 

Cos’è l’accreditamento AgID

Nel dettaglio, le piattaforme che svolgono il ruolo di conservatore accreditato AgID possiedono i necessari requisiti di sicurezza e qualità per poter essere inserite nell’elenco pubblicato sul sito dell’AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale, in relazione al servizio di conservazione. 

A questo proposito, è bene ricordare che, con realtà come TeamSystem l’invio in conservazione delle fatture tramite TS Digital Archive permette di visualizzare in tempo reale lo stato di avanzamento della conservazione di ogni singola fattura, semplicemente osservando le icone a forma di nuvola.

L’invio in conservazione delle fatture non deve essere effettuato manualmente: una volta predisposto il metodo ideale la prima volta, successivamente sarà il software stesso a procedere e ad inviare tutti i documenti. 

Conservazione e archiviazione non sono certo le uniche funzioni di una piattaforma di qualità, che generalmente rende possibile anche effettuare la registrazione e la contabilizzazione delle fatture, oltre a compilarle ed emetterle con la massima precisione e ad importare le fatture ricevute dai propri fornitori. 

Le principali funzionalità di un software online per la fattura elettronica

Un sistema di fatturazione elettronica in cloud offre naturalmente numerose funzioni indispensabili, tra cui la registrazione delle fatture e le operazioni contabili, con relativo collegamento agli altri documenti.

È inoltre possibile effettuare la connessione con i propri clienti e gestire in maniera fluida e semplice la fatturazione.

È sufficiente che ogni cliente si registri alla piattaforma per poter gestire il servizio con facilità e personalizzare sia il sistema di scambio e invio delle fatture, sia i permessi di lettura e di scrittura. 

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